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Flow
オフィス移転の流れ

オフィス移転は、現在のオフィスの解約から移転計画の立案、
そして引っ越し作業まで、非常に多くの確認・手配・作業が発生します。
数ヶ月～半年にわたることの多いオフィス移転の一連の流れをご説明します。

STEP1

現在のオフィスの契約内容確認

解約予告期間を確認します
原状回復は「誰が」「どこまで」行うのかを確認
原状回復の業者の手配
預託金の返還時期の確認
移転先のオフィスを検討する前に、現在のオフィスの契約書を確認しましょう。 主に確認すべきポイントは「解約予告期間」「原状回復」「預託金」の3つとなります。

STEP2

オフィス移転プランの立案

現在のオフィスの問題点の洗い出し
移転スケジュールの決定
予算・賃料の算出
必要面積の決定
現在のオフィスのコストやオフィス移転の目的とスケジュール、予算、希望する物件の条件を決定していきましょう。

STEP3

物件選び

必要面積、上限賃料と合うかを確認
飲食店や銀行など周辺の環境の確認
交通の便が良いか、交通費の負担の確認
外観・エントランス、エレベーターなど共用設備の確認
トイレ、セキュリティ、空調、電気容量、ネットワーク環境、駐車場などの設備の確認
清掃、設備点検、管理人の有無、出入口の開閉時間など管理状況の確認
予算や面積などの基本条件に合致した物件が見つかりましたら、パンフレットや賃貸条件表、平面図などの資料をもとに比較検討して候補を絞り込みます。 現地見学では最寄り駅からの所要時間や周辺環境、ビルの管理状況など細かく確認しましょう。

STEP4

新オフィスの契約

契約申込における必要書類（申込書、会社概要など）の確認
契約必要書類（会社実印、登記簿当方、印鑑証明、保証人実印、住民票など）の確認
その他の契約（清掃、駐車場などの契約）の確認
オフィス契約にあたっては数々の必要書類が発生しますので、早めに書類や資料の用意を進めましょう。

STEP5

新オフィスの移転準備

レイアウト（収納スペース、会議室、什器設置場所、エントランス）の作成
電話・FAX移設業者の選定、電話回線の確保、電話機の選定、電話会社への連絡
OA機器移設業者の選定、機器リニューアル検討、機器リース会社への連絡
内装工事業者の選定
金融機関・リース会社・保険会社・新聞販売会社など関係会社への連絡
挨拶状類（送付先リストや案内文の作成、印刷発注、宛名書き）の作成・発送
社内印刷物（封筒、名刺、ゴム印、社員証、帳票類）の作成・配布
関係官庁への届け出（法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所、消防署、郵便局、警察署）
現在のオフィスの見直しからスタートする「レイアウト」をはじめ、各専門業者への手配、関係官庁への届け出など多くの手続き発生します。

STEP6

移転作業

廃棄物とその処分方法の確認
移転の段取りの確認
退去の段取りの確認
備品の梱包
移転を前に、最終的なスケジュールや段取りの確認を行います。当日に滞りなく移転できるように進めていきましょう。最終打ち合わせは現オフィスとも新オフィスとも行います。